Ein in der datenschutzrechtlichen Praxis durchaus häufig anzutreffen der Fall ist der, dass die Polizei z.B. beim Arbeitgeber, E-Mail-Provider usw. – Auskunft über personenbezogene Daten verlangt, z.B. um die Identität einer Person festzustellen oder aus Kommunikationsdaten Rückschlüsse auf einen bestimmten Tatvorwurf ziehen zu können. Häufig geben Unternehmen in diesen Fällen bereitwillig Auskunft. Da es sich bei der Polizei oder anderen Behörden um staatliche Institutionen handelt, gehen die Unternehmen oft einfach davon aus zur Beantwortung der Anfragen verpflichtet zu sein. So einfach ist es jedoch nicht. Nur, weil die Anfrage gestellt wurde, heißt das nicht gleichzeitig, dass diese auch beantwortet werden darf. Es stellt sich die Frage: Wie kann das zusammen gehen, das Auskunftsersuchen der Polizei und Datenschutz?
Gern sind die Anfragen möglichst umfassend. Herausgegeben werden sollen neben Namen, Adressen und Telefonnummern auch Bankverbindungen oder gar sämtliche E-Mail-Kommunikation.
Bei unbefugter Weitergabe von Daten drohen Bußgelder
Personenbezogene Daten sollten nicht ohne vorherige Prüfung herausgegeben werden, auch und schon gar nicht mal eben telefonisch! Wie immer im Datenschutz gilt, dass die Datenverarbeitung – hier in Form der Weitergabe – nur dann gestattet ist, wenn ein gesetzlich Erlaubnistatbestand erfüllt ist bzw. wenn die betroffene Person eingewilligt hat.
Bei unbefugter Datenweitergabe befindet man sich ganz schnell im Bußgeldtatbestand der DSGVO und zudem steht zu befürchten, von denen Betroffenen auf Unterlassung in Anspruch genommen zu werden.
Rechtsgrundlagen
In jedem Fall darf die Weitergabe nur auf Basis einer geeigneten Rechtsgrundlage erfolgen, sprich, eine gesetzliche Norm muss sie gestatten bzw verlangen.
Nach Art. 6 Abs. 1 lit. d) ist die Verarbeitung personenbezogener Daten unter anderem dann gestattet, wenn sie erforderlich ist um lebenswichtige Interessen einer natürlichen Person zu schützen.
Art. 6 Abs. 1 lit. c) stellt klar, dass als Rechtsgrundlage auch andere, außerhalb der DSGVO liegende Normen in Betracht kommen.
In Betracht kommt hier z.B. § 113 TKG gegenüber den Betreibern von Telekommunikationsdiensten. Entsprechendes ergibt sich auch aus § 100j StPO. Ermittlungsbehörden berufen sich zudem gern auf § 160 StPO. Hier ist Vorsicht geboten. Gemeinhin wird darin keine ausreichende Rechtsgrundlage gesehen.
Darüber hinaus enthält das Bundesdatenschutzgesetz zusätzliche Rechtfertigungstatbestände, vgl. § 3 BDSG oder § 22 BDSG für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten.
In der Praxis:
Geben Sie keine Auskünfte am Telefon sondern bitten Sie stets um ein schriftliches Auskunftsersuchen.
Prüfen Sie dieses Ersuchen genau.
- Wer‘s die anfragende Behörde? Prüfen Sie, z.B. durch einen Anruf, ob diese überhaupt existiert.
- Wie lautet das Aktenzeichen?
- Enthält das Schreiben Ausführungen zum Zweck der Anfrage und zur weiteren Verwendung der Daten?
- Wird eine konkrete Rechtsgrundlage genannt?
Bleiben ihnen hiernach noch Zweifel, sollten Sie sich beraten lassen um einen eigenen Rechtsverstoß zu vermeiden.
Das Auskunftsersuchen und ihre daraufhin erteilte Auskunft müssen sie sorgfältig aufbewahren.