Die Europäische Union treibt die Digitalisierung des Binnenmarktes konsequent voran und ergänzt bestehende Regelwerke mit neuen Vorschriften, die Transparenz, Verbraucherschutz und Datenverantwortung stärken sollen. Der sogenannte Digital Omnibus ist ein Rahmenwerk, das Unternehmen verpflichtet, bestimmte Datenverarbeitungen nachvollziehbar zu dokumentieren und den Betroffenen umfassendere Rechte einzuräumen. Aufbauend auf der DSGVO, der ePrivacy-Richtlinie und dem Digital Services Act (DSA) erweitert der Digital Omnibus die bestehenden Pflichten um spezielle Berichtspflichten, Informationspflichten und Prüfmechanismen. Die Zielsetzung ist eine höhere Rechtssicherheit, ein harmonisierter Binnenmarkt für digitale Dienste und ein gestärktes Vertrauen der Verbraucherinnen und Verbraucher in digitale Produkte und Plattformen.
1. Anwendungsbereich und betroffene Akteure
Der Digital Omnibus betrifft vor allem Unternehmen, die digitale Dienste, Plattformen oder Softwareprodukte innerhalb der EU anbieten. Dazu zählen Betreiber von Cloud-Diensten, soziale Netzwerke, Online-Marktplätze, digitale Vermittlungsplattformen sowie Software-as-a-Service-Anbieter, die personenbezogene Daten verarbeiten. Auch Unternehmen, die ihre Haupttätigkeit in anderen Branchen haben, aber digitale Kundendaten, Nutzungsprofile oder Marketinginformationen erheben und auswerten, fallen unter die Regelungen, sofern ihre Dienste EU-Bürgerinnen und -Bürgern zur Verfügung stehen.
Die Regulierung erstreckt sich auf sämtliche personenbezogenen Daten, die zur Funktionsfähigkeit, Optimierung oder Personalisierung digitaler Dienste verwendet werden. Hierzu zählen Interaktionsdaten, Transaktionsinformationen, Profiling-Daten sowie Analysen zur Nutzerfreundlichkeit und zur Servicequalität. Indirekte Datenflüsse sind ebenfalls relevant: Wenn Subdienstleister oder Cloud-Anbieter eingesetzt werden, müssen Unternehmen sicherstellen, dass auch diese die Anforderungen des Digital Omnibus einhalten. Damit wird deutlich, dass die neue Regulierung nicht nur technische Anpassungen erfordert, sondern eine umfassende Analyse der gesamten Datenökosysteme eines Unternehmens notwendig macht. Unternehmen sollten frühzeitig ihre internen Prozesse überprüfen, Verantwortlichkeiten klar definieren und sicherstellen, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit transparent, nachvollziehbar und dokumentiert ist.
2. Neue Anforderungen und Pflichten für Unternehmen
Mit dem Digital Omnibus erweitert die EU die bisherigen Transparenz- und Informationspflichten. Unternehmen müssen detailliert darlegen, welche personenbezogenen Daten sie erheben, zu welchem Zweck diese verarbeitet werden und wie lange sie gespeichert werden. Besonderes Augenmerk liegt auf automatisierten Entscheidungen und Profiling-Maßnahmen, da diese nach Art. 22 DSGVO zusätzliche Informationspflichten und Widerspruchsmöglichkeiten für Betroffene auslösen. Versicherte oder Nutzerinnen und Nutzer können über Dashboards und bereitgestellte Tools Einblick in die Verarbeitung erhalten, Korrekturen verlangen oder der Nutzung bestimmter Daten widersprechen.
Darüber hinaus verpflichtet der Digital Omnibus Unternehmen zu regelmäßigen Prüfungen ihrer Datenverarbeitungsprozesse. Diese Prüfungen müssen dokumentiert werden, um Nachvollziehbarkeit und Rechenschaftspflicht zu gewährleisten. Eine kontinuierliche Überprüfung stellt sicher, dass sowohl die Einhaltung der DSGVO als auch die zusätzlichen Anforderungen des Digital Omnibus nachweisbar sind. Die neuen Pflichten erfordern damit nicht nur organisatorische Anpassungen, sondern auch die Integration technischer Kontrollmechanismen, um potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen.
3. Technische und organisatorische Maßnahmen
Die technischen Systeme müssen die Sicherheit, Integrität und Vertraulichkeit personenbezogener Daten gewährleisten. Dazu gehören Verschlüsselungstechnologien, Rollen- und Berechtigungskonzepte, Protokollierung von Zugriffen und Weitergaben sowie Maßnahmen zur Minimierung der gespeicherten Daten. Interoperabilität wird zunehmend relevant, insbesondere bei Plattformen, die Daten zwischen verschiedenen Systemen, Diensten oder Cloud-Anbietern austauschen.
Organisatorisch sind Prozesse zu etablieren, die eine kontinuierliche Kontrolle der Datenverarbeitung ermöglichen. Verantwortlichkeiten müssen klar zugeordnet und Mitarbeitende entsprechend geschult werden. Zudem sind Datenschutz-Folgenabschätzungen für risikoreiche Verarbeitungsvorgänge empfehlenswert, um potenzielle Risiken für Betroffene frühzeitig zu identifizieren und geeignete Gegenmaßnahmen zu implementieren. So können Unternehmen die Anforderungen des Digital Omnibus nicht nur erfüllen, sondern auch die Effizienz und Rechtssicherheit ihrer Datenverarbeitungsprozesse steigern.
4. Praxisrelevante Handlungsempfehlungen
Unternehmen sollten zunächst alle digitalen Dienste und Plattformen erfassen, die personenbezogene Daten verarbeiten, und bestehende Verarbeitungsverzeichnisse überprüfen und aktualisieren. Besondere Aufmerksamkeit gilt automatisierten Entscheidungsprozessen und Profiling-Maßnahmen, bei denen Betroffenenrechte nach Art. 15–21 DSGVO umgesetzt werden müssen. Hierzu gehören Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und das Widerspruchsrecht.
Darüber hinaus empfiehlt es sich, die eingesetzten IT-Systeme auf Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Interoperabilität und Protokollierung zu prüfen. Mitarbeitende sollten regelmäßig geschult werden, um die Anforderungen korrekt umzusetzen und Anfragen der Betroffenen effizient zu bearbeiten. Ein kontinuierliches Monitoring und interne Audits helfen dabei, Compliance-Risiken zu minimieren und sicherzustellen, dass die gesetzlichen Vorgaben zuverlässig eingehalten werden.
Fazit
Der Digital Omnibus stärkt die Rechte von Nutzerinnen und Nutzern, erhöht die Transparenz bei der Datenverarbeitung und harmonisiert digitale Dienste innerhalb der EU. Für Unternehmen bedeutet dies umfangreiche Anpassungen an organisatorischen Prozessen, technischen Systemen und internen Kontrollmechanismen. Eine frühzeitige Analyse der eigenen Datenflüsse, die Überprüfung bestehender Systeme und die enge Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten sind entscheidend, um die neuen Anforderungen effizient umzusetzen. So lassen sich Compliance-Risiken minimieren, Vertrauen bei den Nutzerinnen und Nutzern aufbauen und die Vorteile der digitalen Regulierung nutzen.
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