Meldestelle nach HinSchG Datenschutz für Praktiker

Hinweisgebermeldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) trat bereits am 02. Juli dieses Jahres in Kraft, und zwar für Unternehmen ab 250 Mitarbeitern. Kleinere Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern haben eine Frist bis zum 17. Dezember, um eine interne Meldestelle gemäß § 12 Abs. 1 und 2 HinSchG einzurichten. Darüber hinaus sind gemäß § 12 Abs. 3 HinSchG bestimmte Unternehmen der Finanzbranche, wie z. B. Wertpapierdienstleister oder Kapitalverwaltungsgesellschaften, stets zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet, auch wenn die Beschäftigtenzahl unter 50 liegt.

Ab den genannten Fristen besteht für Unternehmen die Pflicht zur Einführung eines digitalen Meldekanals zur Aufdeckung von Verstößen. Wir haben Sie hierzu bereits informiert.

Das Hinweisgeberschutzgesetz entstand aus der Whistleblowerrichtlinie und hat das Ziel, dass Personen in Unternehmen Missstände oder illegale Aktivitäten in Organisationen oder Unternehmen aufdecken sollen. Es soll sie vor Repressalien und Benachteiligungen durch ihren Arbeitgeber oder andere Beteiligte schützen (§ 1 HinSchG). Die aufgedeckten Missstände können vielfältig sein und umfassen unter anderem: Steuerbetrug, Geldwäsche, Produktsicherheit, Verkehrssicherheit, Verbraucherschutz, Datenschutz, Arbeitsrecht, Mobbing, Diskriminierung, Belästigung, Korruption und Bestechung.

Wie sollte eine solche Meldestelle aussehen? 

Eine gut gestaltete Hinweisgebermeldestelle spielt eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) und bei der Schaffung einer Unternehmenskultur, die Integrität, Ethik und Transparenz fördert. Hier sind einige wesentliche Merkmale, die eine solche Meldestelle aufweisen sollte:

Anonymität gewährleisten: Eine der grundlegenden Voraussetzungen für eine effektive Hinweisgebermeldestelle ist die Möglichkeit für Hinweisgebende, ihre Informationen anonym zu übermitteln. Dies schafft Vertrauen und reduziert die Angst vor möglichen Repressalien durch den Arbeitgeber oder andere Beteiligte. Die Identität der Hinweisgebenden sollte strikt vertraulich behandelt werden, es sei denn, sie stimmen ausdrücklich einer Offenlegung zu.

Unparteilichkeit sicherstellen: Die Meldestelle sollte als unparteiische Instanz im Unternehmen agieren und von den Mitarbeitern als solche wahrgenommen werden. Diese Rolle kann von einer Ombudsperson wahrgenommen werden, die dafür sorgt, dass alle eingehenden Meldungen fair und objektiv behandelt werden. Die Meldestelle sollte sowohl persönliche als auch schriftliche Meldungen entgegennehmen.

Zeitnahe Reaktion: Das HinSchG schreibt vor, dass die Meldestelle innerhalb von 7 Tagen auf eingegangene Hinweise reagieren muss. Dies dient dazu, den Hinweisgebenden zu signalisieren, dass ihre Anliegen ernst genommen werden. Zudem sollte die Meldestelle innerhalb von 3 Monaten den Hinweisgebern mitteilen, welche Schritte als Reaktion auf den Hinweis unternommen wurden.

DSGVO-Konformität: Alle Meldungen und Maßnahmen im Zusammenhang mit Hinweisen müssen gemäß den Datenschutzbestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dokumentiert werden.

Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht Bußgelder für Unternehmen vor, die die gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllen. Die Meldestelle spielt daher eine entscheidende Rolle bei der Einhaltung dieser Vorschriften. Sollte eine Meldestelle die gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllen oder sollte es zu Repressalien gegenüber Hinweisgebenden kommen, haben diese das Recht, sich ohne arbeits- und strafrechtliche Konsequenzen an die Öffentlichkeit oder zuständige Stellen zu wenden.

Was wir für Sie tun: 

Die Implementierung und Verwaltung einer effektiven Hinweisgebermeldestelle gemäß den Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) kann eine komplexe und ressourcenintensive Aufgabe sein: 

  • Wir beraten Sie zu den gesetzlichen Anforderungen und bieten Ihnen die Möglichkeit, die Einrichtung und Verwaltung Ihrer internen Hinweisgebermeldestelle vollständig an uns auszulagern.
  • Wir stellen ausgebildete Spezialisten, die über die erforderliche Fachkenntnis verfügen – in Dresden und bundesweit.
  • Wir übernehmen die Planung und Implementierung einer internen Meldestelle in Ihrem Unternehmen. Dabei sorgen wir für eine reibungslose Einrichtung und stellen sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Dies schließt die Bereitstellung einer kompetenten Ombudsperson mit ein, die die Unparteilichkeit und Objektivität der Meldestelle sicherstellt.
  • Wir bewerten eingegangene Hinweise hinsichtlich ihrer Plausibilität und Relevanz und teilen Ihnen unsere Einschätzung bezüglich notwendiger Reaktions- und Untersuchungsmaßnahmen mit.
  • Wir managen die zeitgerechte Kommunikation mit der Person, die den Hinweis gegeben hat (Bestätigung des Eingangs, Aufzeichnung, Berichtserstellung) und bieten persönliche Treffen für Meldungen an.
  • Wir garantieren die Einhaltung gesetzlicher Fristen und schützen Sie vor Sanktionierung und dem nach außen dringen vertraulicher Firmeninformationen.

Alle relevanten Informationen, können Sie auch auf diesem One Pager finden.

Bei Fragen zur Umsetzung, können wir diese auch im Rahmen eines kostenlosen Erstgespräches ausräumen. Das könnte Sie auch interessieren: 


Kevin Miller

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